【中國禮品網(wǎng)訊】展會專業(yè)觀眾數(shù)量，是衡量展覽會品質(zhì)和價值的首要指標，但怎樣管好這成千上萬的用戶數(shù)據(jù)？是項目經(jīng)理最頭疼的工作之一，盤點下來，展會數(shù)據(jù)管理至少有五大痛點。
痛點一：如何快速、準確錄入大量名片？
一屆展覽會要收集數(shù)以萬計的名片，主辦方一般有以下幾種方式來處理：一、公司員工或雇兼職對著Excel人工錄入；二、外包給登記公司或錄入公司錄入；三、購買傳統(tǒng)的名片通等工具來掃描識別，這三種方式從效率、準確率和安全性上表現(xiàn)如下：
如何能在名片錄入的效率、準確率和安全性上達到“三高”?是會展公司項目經(jīng)理們百思不得其解的難題，苦瓜CRM系統(tǒng)的苦瓜名片王正是為了解決這個難題而誕生，其采用最新的智能云識別技術(shù)，真正實現(xiàn)了項目經(jīng)理期望的“三高”效果！
痛點二：大量重復(fù)的數(shù)據(jù)如何處理？
在展會現(xiàn)場經(jīng)常會有多人拿同一張名片辦證的情況，導(dǎo)致客戶數(shù)據(jù)重復(fù)；同時，往屆觀眾拿著名片再次參觀時，也會跟數(shù)據(jù)庫已有數(shù)據(jù)重復(fù)，如果不對重復(fù)數(shù)據(jù)進行處理，進行數(shù)據(jù)分析時就不準確；在郵件、短信群發(fā)，尤其是郵寄展會資料、胸卡時，會造成大量浪費，也會影響觀眾體驗。
因此，對CRM系統(tǒng)數(shù)據(jù)“去重”就顯得格外重要，傳統(tǒng)通過Excel表排序和搜索的方法進行人工查重，在遇到數(shù)據(jù)量大時簡直就是災(zāi)難，更重要的是解決不了合并更新的問題，苦瓜CRM系統(tǒng)在數(shù)據(jù)導(dǎo)入時，可對公司和聯(lián)系人進行規(guī)范、查重及合并，最大限度提升數(shù)據(jù)有效性。
痛點三：名片信息缺失部分信息怎么辦？
名片上的信息一般由姓名、公司以及聯(lián)系方式五項（電話、手機、郵箱、傳真、地址）等構(gòu)成，大多會缺乏區(qū)域、省份、城市等信息，這使得主辦在對數(shù)據(jù)進行地域歸類和分析時，非常不方便。
比如有一些經(jīng)銷商只做本地生意，所以名片上印的電話甚至沒有區(qū)號，這給主辦進行電話邀請時增加了麻煩，苦瓜CRM系統(tǒng)的“自動補齊”功能可解決此痛點，自動從地址中提取區(qū)域信息、區(qū)號、郵編進行補齊，以最大限度提高數(shù)據(jù)完整性，從而保證了電話外呼和數(shù)據(jù)分析。
痛點四：如何擺脫手寫快遞單？
據(jù)統(tǒng)計，一個中等規(guī)模的展覽會可能有數(shù)萬名觀眾、數(shù)千家展商，展前可能需要給參展商郵遞幾千份展位確認書和展商證，給十幾萬甚至幾十萬觀眾郵寄邀請函和參觀證，IT能力強一點的主辦，用微軟Office的郵件套打功能，可幾十份自動打印，但如果稍微多打一點，就容易死機、斷檔；而傳統(tǒng)的主辦，則需要人工逐條手寫，其痛苦程度難以想象。
基于主辦方處理快遞單的實際需要，苦瓜CRM系統(tǒng)設(shè)計了一種獨特的字段類型——“文檔模板”，項目經(jīng)理只需設(shè)置好各種文檔模板，如快遞單、合同、展位確認書、付款通知書等，業(yè)務(wù)員在使用時，可一鍵生成單份文檔或批量文檔，快捷高效，苦瓜CRM軟件的“文檔模版”內(nèi)容，與微軟Office的“郵件套打”功能相比，更加“工業(yè)級”更加穩(wěn)定；而與其他品牌的CRM軟件相比，苦瓜CRM系統(tǒng)支持用戶自定義模板，用在各種場景下，也更方便靈活。
痛點五：怎樣才能做好數(shù)據(jù)歸類？
主辦方將現(xiàn)場收集的名片，以及從其他相關(guān)渠道獲得的潛在觀眾數(shù)據(jù)進行歸類，是數(shù)據(jù)管理的一項基礎(chǔ)工作，通常，主辦根據(jù)數(shù)據(jù)的公司名稱，進行“人肉歸類”，這種歸類方式依賴人的經(jīng)驗，需要人工逐條查看，并逐條錄入類別，效率之低不難想象，苦瓜CRM系統(tǒng)獨創(chuàng)的“視圖”功能，能夠?qū)?shù)據(jù)進行實時智能歸類，可幫助數(shù)據(jù)管理員擺脫“人肉歸類”的煩惱。
剛于3月10日順利閉幕的深圳國際家紡家居展，對于上述痛點都曾有過切身體會，深圳家紡展自2012年起與苦瓜軟件合作，在名片智能掃描識別、數(shù)據(jù)規(guī)范化和查重合并、缺失信息智能補齊、數(shù)據(jù)智能動態(tài)歸類以及合同和快遞批量套打等五大痛點進行信息化改造，通過苦瓜CRM管理軟件的信息化升級，深圳家紡展大大簡化了過往繁瑣的工作操作流程，提高了數(shù)據(jù)管理效率，過去讓項目經(jīng)理抓狂的痛點，更有可能成為展會實力提升的新致勝點。