【中國禮品網訊】商業展會籌辦的整個過程是一個推銷策劃的過程，而我們所有的策劃行為都離不開市場，因為我們從事的是商業活動，因而，所有策劃行為都要以市場為導向，策劃應考慮從兩方面入手，一是營造勢力，這里是指利用各種宣傳、廣告手段，營造商業氛圍，形成市場聲勢，并利用各種關系和途徑，建立起龐大的展覽營銷網絡，進行廣泛的市場推廣和招展，最終令目標客戶紛紛前來報名參展；二是以專業的展覽服務，贏得買家和賣家的支持和信賴；原則上是應該使80%以上的參展商都達到參展目的，使70%以上的參觀商都達到參觀效果為標準。
　　
    一、廣告攻勢

　　宣傳是一種單向的信息傳遞,即展覽會組織者單方向地向潛在目標客戶傳達展覽信息，而廣告的優勢是令信息可以傳播的很廣泛。宣傳的主要方式包括：媒體廣告和戶外廣告。
　　
　　媒體廣告（包括：專業媒體，如：報紙、雜志、網站等；大眾媒體，如：電視、電臺、主導性報紙等），主辦者應圍繞展覽不同的賣點和亮點來進行宣傳，按區域、分行業地設計制作不同的軟廣告和硬廣告；除此之外，我們還可以通過新聞發布會、行業研討會等形式制造新聞題材，或對牽頭參展的行業代表（企業）進行新聞專訪，從側面傳播展覽會信息，來進行新聞炒作。
　　
　　戶外廣告則是利用人流量較大的公共場所，如：機場、車站、碼頭、商業街道和廣場等地點，以海報、燈箱、廣告牌、宣傳布幅、彩旗等形式，進行廣泛宣傳。其目的是營造展覽會的聲勢，形成廣告宣傳攻勢。現代會展操作越來越重視宣傳廣告的投入力度和宣傳質量，那么本人則認為廣告宣傳的效果，是展覽會成功與否的最關鍵因素，打造品牌的最有效方法。廣告宣傳就象一場戰爭中的戰略武器：飛機、導彈、核彈、航母等，有“打擊面廣、威懾力大、殺傷力強”等特點，是贏得現代戰爭的最主要的武器。
　　
　　二、招展和組團工作

　　如果說宣傳廣告是展覽會的戰略性武器，那么招展和組團工作就起到陸戰隊的作用-——攻城略地。招展和組團的方式主要是依靠聯絡手段，一種雙向的信息交流方式，即主辦單位與潛在客戶和目標客戶之間的雙向地交流信息。它的優勢是信息可以滲透的很深入，能清楚地了解情況，掌握第一手資料。招展和組團工作必須要堅持：一個中心、兩個基本點的原則。一個中心是：以優秀的專業服務得到應有的濟經效益；兩個基本點是：一是著眼于買家（參觀商），二是著眼于賣家（參展商）。我們所有的工作都要圍繞以上原則來開展。
　　
　　1、尋求支持及協助單位--建立展覽營銷網絡。

　　2、組織實施的具體工作項目。認真做好項目預算；收集可能參展的企業名錄，或叫展商目標名錄，建立信息庫；宣傳資料的CI設計、制作，及發送調查表、征詢表；主辦單位打印文件下發；利用新聞發布會、酒會，介紹及配合市場的宣傳文章（軟廣告）；利用各種媒體做宣傳廣告（硬廣告）；電話聯系或發送傳真件，并通過因特網發布信息；印刷宣傳資料；對展商目標名錄的分析研究、篩選和甄別，發送招展邀請函、征詢函、調查表等；上門拜訪一些主要的牽頭參展企業；聯合可能合作的同行，采取讓利的辦法，合作招展；展位的銷售安排及布置；收集盡范圍可能的參觀商名錄，或叫買家目標名錄，有計劃地發送登記表和門票；與展覽會有關的各項廣告征集工作；展覽工程業務和展具租賃的預定工作；展覽現場的氣氛營造（現場的布置、開幕式安排、開幕廣告等）；展覽現場的優質服務（工程、廣告、會務、清潔、保安、交通等協調工作）；主辦、協辦單位及開幕嘉賓人員的會務及禮品安排；展覽會有關數據、信息的統計和收集；著眼于第二屆的預告宣傳工作。
　　
    3、組織實施過程的階段劃分。

　　從展商的角度劃分：初步認識展覽會階段；進一步了解展覽會階段；被展覽會吸引階段；拍板決定參展階段；展覽實施階段。
　　
　　從主辦單位工作劃分：信息發布階段：a.發送調查表；b.發送征詢表；c.發送邀請函；營造氣氛階段：a.媒體廣告、文章宣傳；b.新聞發布會、酒會及研討會；c.主辦單位文件下發對口企業；d.電話、傳真、網絡廣泛宣傳；e.第二次發邀請函；f. 合作單位發邀請函；與展商直接聯系階段a.電話、傳真、電子郵件；b.拜訪重點客戶；c.合作單位同時 開始招展工作；與展商洽談階段a.電話；b.約見；c.拜訪；d.傳真；e.發送籌備進度報告；f.發送門票；展覽服務階段a.廣告征集；b.工程預定展具工作；c.招商廣告安排；d.招商邀請函；e.招商門票發放；f.現場營造氣氛；G.發送各種類型的調查表；h.著眼于第二屆的宣傳；i.現場的專業服務。