【中國禮品網訊】1998年，杰斯潘作為美國環球通訊公司的經理，參加了一次在美國芝加哥舉行的信息技術展覽會。他認為與展覽會組織者已經建立了基本的商業關系：聽取展會組織者向他推介展會，向他銷售旗幟廣告，他們最終簽署了參展合作協會。但是，當展會結束時，作為參展遇，杰斯潘卻發現自己需要更多的東西。
　　
　　杰斯潘希望得到展會更詳細的情況。于是，他邀請了展覽會組委會的代表參加他的展會告別午宴。席間，他坦誠地闡明了自己對展覽會的看法，包括它的優點和不足。他告訴組織者，展會的確提供了了一流的設備條件，但是觀眾的構成過于繁雜，真正的用戶不多。雙方無所不談，漸漸深入到對展會策略的討論，組織者闡述了展會的目標，杰斯潘描述了自己希望接待的目標觀眾。
　　
　　那是次很有意義的會面。四年以來，他和展商之間建立了良好的合作關系。杰斯潘從展會組織者手上得到非常有價值的各種展會的數據資料，他的公司據此重新制定了自己的展會銷策略。
　　
　　對此杰斯潘深有感慨的說：“展會管理者的做法，他們為我們組織會議，采納并推行我們的建議。這是因為他們認為只有這樣做他們才能為自己的成功鋪平道路。當然這種相互溝通和理解配合不是一蹴而就的，是用數年的時間打磨出來的。”對些展會組織者者也有同感，他們認為，這種關系不可能發生在真空中，參展商不會像我們那樣對其它眾多的參展商的需求有全面的了解，因此，不能坐等好事上門。
　　
　　參展商應該承認，在展會上的成功與失敗，自己至少要負有一半的責任。當然，盡管展會組織者能夠為你做些事，但除非你將需求告訴他們，否則你什么也不會得到。無論如何，你都必須打開交流溝通的渠道。
　　
　　此時此刻，如果你滿腦子都是展會組織者如何漫天要價，如何不重視你，因此心生不滿，甚至鄙視，那么作為參展商你可能正在失去一個潛在的寶貴的資源。要知道，參展商要過到成功的彼岸，必須借助一條超越傳統，改善與展會組織者的關系的道路。認識到這一點，我就要趕快拿起電話。
　　
　　共同的工作
　　
　　許多參展商都會這么想：展會組織者一定會給你來電話，并且會主動親近我，因為，我畢竟是客戶啊！
　　
　　是的，說的沒錯。但是，假如這些展會推銷者還是有些傲慢的話，參展商恐怕會惱羞成怒。其實，這才是真實的世界。一位參展商的資深市場經理深有體會地說：“這些組紀織者做銷售工作，如果他們不了解你或者如果他們已得到了你的合同，自然他們就不會再呼叫你。”
　　
　　吉姆是一家參展商的銷售經理，每年都要代表公司參加由美國食品技術協會組織的國際食品技術展覽會，他知道準確測評展覽會優劣的重要意義。過去幾年來，他的公司生些有競爭力的參展商共同感到展會在參觀者方面有些漠不關心。因此，他得出的結論是，檢驗展會優劣的關鍵是，參展商上的上帝——目標觀眾的需求是否得到滿足。
　　
　　吉姆和他的銷售團隊并沒有抵制展覽會，相反，他們與展會組織者舉行交流晚宴。他們闡明了自己的問題并提出了幾個改善展會的建議。展會組織者積極地采用了他們的想法，包括增加新的主題講人，舉行參觀者圓桌會議，開辦參展商培訓等等。
　　
　　相互間建立一種利益關系，關鍵在于有一個良好的心態、豐富的經驗和周密的組織。參展商要有一個清楚的認識，就是他們在結束展覽離開現場時要有什么收獲，他們只有同展會組織者一道，共同參與展會，才能達到目的。在這一點上，參展商完全有理由對展會組織者說，這里有我們的目標，您能幫助我們做些什么，以便我們順利達到目的？
　　
　　你有什么要求？
　　
　　展會組織者常常不能公告他們能為參展商做的每一件事情，但是，如果你的目的或要求很明確，你也許會有意外的收獲。
　　
　　交流的時間。展會組織者總是希望坐下來與參展商討論目標問題。這經常是靠電話來完成的。但是有經驗的人會推薦你去嘗試按照有個性的方法去做，這就是：任何時候人們如果面對地交流，他們會就得溫文爾雅。
　　
　　與展會組織者面對面交流的最佳時間表是什么？時間的設定要具有現實可操作性。如果你在展會開幕前只有兩周才提出一個展會策略方面的建議，那么展會組織者還可以做什么呢？最佳時間是在展會結束后三四周，去談論不個年度展會安排計劃。
　　
　　培訓的機會。展會組織者的最佳利益所在，是去培訓他的參展商，提供多種形式的免費培訓。營銷培訓班一般排定在展會開始的前六個月，主題集中在如何在展會上設置有價值的項目品和產品。展位事務上面的訓練在展會之前提供，能夠作為培養參展商展會銷售技巧的絕妙機會。一些展會組織者甚至連續提供訓練項目，以確保他們的參展商達到他們的銷售目標。如果參展商參加的展會沒有這類的培訓項目或者說你還沒有意識去這一點，那就沒別猶豫，趕快去打聽打聽。
　　
　　國際制造技術展覽會每年在美國芝加哥舉行一周時間，組織者在開幕前的幾個月，為它的參展商提供了兩天的訓練項目。參展商可以從兩個方向選擇，一個重點在營銷上；另一個在展會綜合運作上，如布展組織、現場指揮及入館時間安排等。展會的組織者，國際制造協會的副主席彼德先生說，參加他們的會的1400家參展商中大約有25%參加了培訓，在培訓會上向參展提供小型展示會，解釋水、電、空調等服務方面的組織式及其奧秘，并給予完成組織者各項要求的參展商一定的參展折扣價。
　　
　　銷售項目。展會組織者會破費做一些廣告以擴大展會的影響，吸引更多的參觀者。參展商可以大膽地去問組織者有沒有合理的推廣展會計虹，不必有顧慮。組織者也會給參展商一些材料，幫助他們向自己的客戶推介展會。有的提供專門的營銷冊，羅列多種營銷方法，以便參商向預期的買家推銷自己。
　　
　　延伸培訓。許多展會組織者在展會期間提供各種研修班，以充實展覽大廳。也許參展商要問組織者，提供這種機會有什么好處？其實，這對參展商和展會組織者雙方都有好處。因為，在這種研修班上，如果參加者可以得到繼續教育的機會的，并獲得一份專業證書的話，他們可能會次次光顧展會。
　　
　　市場研究。大多數展會組織者可能在展會之前，就在觀眾人數的統度、市場機會等方面已經做了大量的工作，但參展商所要的精確數據，多次無次從組織者了里獲得。展會組織者對自己擁有的的數據變得更為保守。這是許多參展商發出的感慨。但他們又承認，如果與組織者發展信息關系，參展商就能得到更多的信息，包括展會收入水平，參展商區域分析，甚至參觀者采購預算。最重要的是，組織者會難你精確的參觀數字。根據一些參展商協會的統度，目前，不足1%的展會組織者讓獨立的第三個公司審批帳目，其中部分原因是參展商對獨立核帳的要求逐漸減退。
　　
　　額外的小事。不要忽視一些小事，它能夠使展會組織工作更為順暢。適應客戶的展會管理團隊，能提供組織的參展同手冊、業務通訊、動態網址名錄、新產品樣本，可從上網的參展商休息室，車輛配備等等。有一位展會組織者每兩月一次，給他的參展商寄送業務通訊，勾畫參觀的人數和規模，以及獨特的利用展會進行促銷的計劃。