【中國禮品網(wǎng)訊】首先根據(jù)實(shí)際用量和庫存情況制定合理的辦公用品購置計(jì)劃，并將該計(jì)劃提前一個(gè)月報(bào)至領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，特殊辦公用品、低值易耗品和通信設(shè)備必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由公司負(fù)責(zé)統(tǒng)一購買，但有些緊急需求的小件辦公用品可以直接去商店購買。
　　
　　購買辦公用品要選擇信譽(yù)良好的供貨商：第一是價(jià)格合理，在批量購買、季節(jié)削價(jià)、年終清倉時(shí)供貨商可給予較好的優(yōu)惠；第二是質(zhì)量和交貨，供貨商能夠提供正規(guī)廠家的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品，質(zhì)量有問題的物品可以更換，交貨準(zhǔn)時(shí)；第三要有較好的售后服務(wù)，遇到使用問題時(shí)，秘書可以方便地聯(lián)系供貨商來解決。
　　
　　在收到供貨商發(fā)來的辦公用品后，應(yīng)及時(shí)、熟練、準(zhǔn)確地辦理辦公設(shè)備和辦公用品的進(jìn)貨手續(xù)，保證辦公設(shè)備和辦公用品準(zhǔn)確無誤地入庫、登記、檢驗(yàn)、核對，銜接好辦公設(shè)備和耗材的采購、進(jìn)貨、發(fā)貨和使用的中間環(huán)節(jié)，建立一個(gè)辦公用品和耗材的管理程序。
　　
　　1.辦公設(shè)備及辦公用品接收的程序
　　
　　（1）先用訂貨單和通知單核對對方交付貨物時(shí)出具的交貨單及貨物。
　　
　　（2）發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對時(shí)，應(yīng)立即通知采購部門聯(lián)系供應(yīng)商。
　　
　　（3）接收數(shù)量的出入也應(yīng)通知采購部門，以按真實(shí)數(shù)量支付貨款。
　　
　　（4）接收的每一類貨物的詳情都應(yīng)輸入到辦公用品庫存卡的接收項(xiàng)中。
　　
　　（5）接收后，要及時(shí)更新庫存余額。
　　
　　（6）將接收的貨物按照辦公用品存儲(chǔ)規(guī)定存放好。
　　
　　（7）制定物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。
　　
　　2.辦公設(shè)備及辦公用品接收后的報(bào)賬手續(xù)
　　
　　按訂貨單驗(yàn)貨結(jié)束后，應(yīng)在進(jìn)貨單上寫明到貨品種、數(shù)量、價(jià)格和金額，加蓋印章或簽名，并轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)預(yù)算或支付。
　　
　　應(yīng)把握消耗品在正常情況下每月的平均消耗量以及各種消耗品的市場價(jià)格、消耗品的最佳采購日期，在此基礎(chǔ)上，確定采購量與采購時(shí)間，以最小的采購量滿足日常事務(wù)運(yùn)營對消耗品的基本需求。