【中國禮品網(wǎng)訊】步入每年五六月份，禮品行業(yè)都會迎來區(qū)域會議召開的高峰時期。受主辦方怡生緣的特別邀請，筆者有幸參與了此次盛會，并以本人歷經(jīng)2000場禮品行業(yè)會議的經(jīng)驗感受，與大家分享——禮品行業(yè)如何有效召開區(qū)域會議。
禮品行業(yè)銷售是有曲線的，加上經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不均衡性和企業(yè)發(fā)展的不同階段性，有很多人認(rèn)為會議營銷勞民傷財，效果在退化，會議營硝不會走多遠(yuǎn)，還不如直接讓利來得痛快。這里分享兩點：第一，不僅禮品行業(yè)離不開會議營銷，各行各業(yè)都離不開會議營銷，起碼代理商會議永恒；第二，禮品成交取決的絕對不只是價格，關(guān)鍵在于需求和價值，禮品行業(yè)早巳進(jìn)入價值競爭階段。
梳理一下禮品行業(yè)10年會議營銷的一些實戰(zhàn)經(jīng)驗，希望開卷有益，共贏。成功運作大型會議營銷的三步曲：
第一步：會前會議階段
會議時間的選擇：
1避免國家法定假日期間舉行；2避免與當(dāng)?shù)貒H性活動同時間舉行；3避免在周一到周五的工作時間上舉行；4避免在月度末舉行；5避免與過多地區(qū)選擇同一時間舉行會議。
會議宗旨和會議目標(biāo)的確定：
1.會議宗旨是企業(yè)聯(lián)合各級廠家，邀請區(qū)域內(nèi)禮品業(yè)新老同仁，創(chuàng)造一個會議交流平臺，來共同體驗企業(yè)的服務(wù)精神和年度政策，共同體驗各級廠家或品牌的新產(chǎn)品和新營銷計劃，迸而為適銷對路提供訂單機會。2要著重規(guī)劃三個角度政策：訂樣政策、訂貨政策和預(yù)存貨款政策。3確定要召開本次會議的核心任務(wù)目標(biāo)，比如說上年度重點合作伙伴表彰，新服務(wù)政策發(fā)布、新產(chǎn)品推薦，篩選公司重點新客戶資源、疏通情感、建立新老渠道伙伴關(guān)系、直接促進(jìn)樣品下放、刺激銷售任務(wù)的增長等等。具體要求為，必須有最直接的銷售目標(biāo)，并能用數(shù)據(jù)表明日標(biāo)的階段性和可實現(xiàn)性。
會議工作組的建立：
1以總經(jīng)理為統(tǒng)籌中心，提前調(diào)配各級廠家和公司內(nèi)部人員和資源，確定并建立臨時工作小組。2確立會議基本人員分工（總指揮、邀約、后勤、人力調(diào)度等主要工作職能）。3會議執(zhí)行總指揮負(fù)責(zé)制度，完全按照指定會議推進(jìn)排期進(jìn)度，嚴(yán)格按照計劃推進(jìn)、匯報、調(diào)整工作情況（會議總指揮直接向總經(jīng)理報告工作進(jìn)度，請全體員工監(jiān)督工作進(jìn)程和完成質(zhì)量）。
會議地點和會場的選擇：
一、會議地點的選擇
1會議地點一定要選擇在交通便利，有足夠停車泊位的地方。2會議地點盡量選擇在省會一級的中心城市，如果處于地級城市，盡量選擇市中心地帶。3會議地點的選擇一定要結(jié)合本次會議要實現(xiàn)的目標(biāo)，提前與各級廠家進(jìn)行有效溝通。
二、會場的選擇
1會議場所外觀要氣勢宏偉，行進(jìn)中容易發(fā)現(xiàn)，會場釙部要有足夠的廣告位置可以利用，并且符合國家工商局審批范圍。2會場選擇中，會場區(qū)域、餐廳區(qū)域以及住宿區(qū)域之間的距離和路線要適當(dāng)。3會場內(nèi)部的棚高和燈光要足夠，有明顯的主要背景版噴繪位置，有可以適合產(chǎn)品陳列的區(qū)域和適合產(chǎn)品、獎品、物資儲存的區(qū)域。4音響、麥克、投影、各種線路要符合高規(guī)格會議標(biāo)準(zhǔn)要求，要有備用設(shè)備儲備。5會場外部盡量有適當(dāng)?shù)牟栊獏^(qū)域，會場距離衛(wèi)生間的距離和路線要適當(dāng)。6確保會場外部有足夠的電梯或者交通路徑到達(dá)不同的區(qū)域。7測量各種廣告位置的尺寸，設(shè)定各種指示標(biāo)志的展架和POP等的設(shè)計和安排，記錄并及時安排進(jìn)行設(shè)計、制作。8主會場完成后，要對餐廳進(jìn)行設(shè)計，保證與會場內(nèi)的主題氛圍一致，保持餐廳環(huán)境的相對閉合，有利于宴會過程中氛圍的把握。
會議的邀約工作：
一、根據(jù)本次會議目標(biāo)和當(dāng)?shù)厍闆r進(jìn)行客戶分類
1當(dāng)?shù)卮笮偷模容^高的禮品公司作為貴賓邀請（各個廠家在當(dāng)?shù)氐拇砩獭⒌胤叫袠I(yè)會長單位、全同禮品行業(yè)商會會長單位等）。2核心經(jīng)銷商層伙伴（已經(jīng)或者即將成為經(jīng)銷商的伙伴）。3核心單幫業(yè)務(wù)骨干（按照不同籍貫、不同團(tuán)隊進(jìn)行分類邀請）。4普通
禮品公司的廣泛邀約工作。5還沒有緊密合作的重點公關(guān)客戶邀約工作。6新開發(fā)客戶的邀約工作。7廣告公司、策劃公司、大型直單客戶的邀約落實工作必須足夠的重視。
二、邀約的進(jìn)度和控制
1確定邀請函，明確會議主題和會議賣點。2確定邀約主要責(zé)任負(fù)責(zé)人，成立邀約小組。
會議的物資籌備工作：
1.確定筆、本、文件資料、手提袋的數(shù)量、采購和分裝。2確定各類產(chǎn)品物資、資料物資提前10天調(diào)集到位，并指定專人檢查，如有遺漏及時補發(fā)。3確定課程中所需要的各種物資，比如說杯子、礦泉水、白板、白板紙、白板筆等現(xiàn)場物資，并且提前2天核實采買到位。4確保各項物資從庫房準(zhǔn)時到達(dá)會場，最后審核一定是在會場內(nèi)統(tǒng)一檢查，及時補充。
產(chǎn)品陳列和流程彩排：
1產(chǎn)品陳列必須是產(chǎn)品主講人和流程控制人親自參與陳列。2產(chǎn)品陳列必須和物資供應(yīng)連接，必須和產(chǎn)品展示走位模特的需求連接。3正式會議開始之前必須進(jìn)行產(chǎn)品講解彩排，確保主講人，展示人員，供應(yīng)人員的配合嚴(yán)謹(jǐn)起來，必須強調(diào)產(chǎn)品展示技巧的應(yīng)用（注重體驗營銷和括體實驗）。4調(diào)動全體工作人員情緒，以飽滿的激情迎接會議的開始。
第二步：會中會議階段
1按照規(guī)定的崗位職責(zé)站好自己的工作崗位。2做好現(xiàn)場音樂、燈光的配合工作，準(zhǔn)備充分的電池，確保麥克供電及時。3檢查照相、集體照相以及攝像的安排工作。4做好及時補位的工作準(zhǔn)備，尤其是產(chǎn)品講解環(huán)節(jié)，及時補位，并維護(hù)場內(nèi)秩序，主動示意客戶保持安靜的會議氛圍。5做好離場的跟進(jìn)工作，主動挽留客戶，并拒絕客戶的部分不合理要求。6下一個會議環(huán)節(jié)之前，工作人員提前到位，進(jìn)行引導(dǎo)或者進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整準(zhǔn)備工作。7工作人員隨時核實現(xiàn)場學(xué)員的人數(shù)，根據(jù)人數(shù)情況對餐飲和集體照相等環(huán)節(jié)做好相應(yīng)的調(diào)節(jié)和準(zhǔn)備。8總指揮要不斷編輯短信，提醒各個工作組提前進(jìn)入下一個工作環(huán)節(jié)的準(zhǔn)備，提醒大家保持激情和工作狀態(tài)，站好崗位。9宴會期間，工作人員要分散在客戶的隊伍當(dāng)中，積極活躍氣氛，避免工作人員扎堆。10如果條件允許，當(dāng)晚組織召開會盾的核心合作伙伴交流會議。
第三步：會后會議階段
一、現(xiàn)場總結(jié)階段
1宴會之后，會議并沒有結(jié)束，在整理物資之后，全體工作人員必須集中進(jìn)行當(dāng)天會議的工作總結(jié)。2會后會工作總結(jié)每個工作人員必須發(fā)言，發(fā)言的角度是以發(fā)現(xiàn)問題、總結(jié)經(jīng)驗、提出改進(jìn)方法為主，任何員工都要分析與銷售促進(jìn)的數(shù)據(jù)證據(jù)。3核實會議的準(zhǔn)確參與人員結(jié)構(gòu)和有效客戶情況，現(xiàn)場制定會后跟蹤服務(wù)思路和方向。4綜合評價會議水平，進(jìn)行會議費效比的分析；對下一次會議更好召開，提出改善觀點或方法。
二、會后長期工作跟進(jìn)階段
1執(zhí)行樣品就是銷售的策略，充分的占領(lǐng)禮品公司的展廳，建立快速的客戶反應(yīng)體系和機制。2分析客戶層次，制定客戶拜訪工作計劃，對于邀約沒有到來或者中途離開的客戶要由專人負(fù)責(zé)跟蹤，并將相應(yīng)資料贈送。3制定適合本區(qū)域的客戶中期、長期拜訪維護(hù)計劃，制定有效的產(chǎn)品換貨系統(tǒng)，制定有效的定單信息把握系統(tǒng)。4適當(dāng)時機，再次召開核心伙伴座談交流會議。5按照建立客戶檔案資源，確定新客戶開發(fā)方向，確定新客戶開發(fā)目標(biāo)和實施計劃。（來源：禮贏天下）